Implementando o ZTD. Dia 0 - O que é o Zen To Done

O Zen To Done é um sistema de produtividade criado pelo Leo Babauta. Resumidamente, o Leo pegou em vários outros sistemas de produtividade, como os desenvolvidos pelo David Allen e Stephen Covey, combinou-os e adaptou-os à sua vida. As ideias não são, portanto, originais, mas são sim um apanhado do melhor do GTD e de outras técnicas. 

Recentemente tenho pensado muito nisto dos sistemas de produtividade, o GTD, o ZTD, sobretudo devido aos recentes posts da Thais sobre GTD vs. ZTD. Já li o livro do Leo Babauta, Zen To Done, várias vezes e agora comecei finalmente a ler o Getting Things Done do David Allen. Mais tarde verei por mim mesma quais as diferenças e semelhanças entre os dois sistemas. Mas, por agora, vou focar-me no ZTD, que é o sistema que tenho usado para me organizar.

Como em tudo o que o Leo escreve, a simplicidade, a identificação do essencial e eliminação do que não interessa estão bem patentes no ZTD. Este sistema não servirá, portanto, para pessoas extremamente ocupadas, com uma infinidade de projectos e tarefas em mãos. Este sistema é, sim, o ideal para os minimalistas, os adeptos da vida simples, as pessoas que conseguem dizer não ao que não lhes interessa porque querem é focar-se naquilo que é mais importante.

O ZTD é um sistema simples que se foca no fazer e não no planeamento e no sistema. O Leo refere que, por mais fantástico que o GTD seja (o Leo usava o GTD), há muitas pessoas que têm problemas com ele (eu incluída), e o ZTD resolve alguns desses problemas. Não é que um seja melhor que o outro. As nossas vidas é que são diferentes e o que é bom para uma pessoa pode não funcionar para outra. 

O Leo refere em específico os 5 maiores problemas que as pessoas costumam ter com o GTD:

1. O GTD exige uma mudança de hábitos, todos ao mesmo tempo. O ZTD foca-se num só hábito de cada vez.

2. O GTD não se foca o suficiente no fazer, mas mais na captura e processamento da informação. O ZTD foca-se mais no fazer.

3. O GTD é demasiado destruturado para muitas pessoas, decidindo no momento que tarefa fazer a seguir. O ZTD cria hábitos de planeamento das tarefas diárias e semanais mais importantes.

4. O GTD tenta fazer demasiado, o que acaba por stressar algumas pessoas quando acabam com listas imensas de coisas para fazer. O ZTD foca-se na simplificação das tarefas e eliminação do que não interessa.

5. O GTD não se foca o suficiente nos objectivos, mas mais nas tarefas do dia-a-dia que nos aparecem à frente. O ZTD identifica o trabalho mais importante, aquele que devemos de facto fazer para atingir os objectivos.

Assim, no Zen To Done, o Leo combina os aspectos fantásticos do GTD com outros sistemas e aplica-o à sua vida. O livro explica como fazê-lo, passo a passo, e é isso que pretendo fazer nos próximos posts. 

Vou (re)aplicar o ZTD à minha vida. Durante os próximos dias, vou fazer um delete no meu sistema e nas minhas ferramentas, e começar do início, para que possa partilhar aqui a minha experiência. Vai ser giro!

O ZTD é um conjunto de 10 hábitos, os quais devem ser adquiridos um de cada vez ou no máximo dois de cada vez. O Leo aconselha a prática de cada novo hábito durante 30 dias e só depois passar para o hábito seguinte. 

Os 10 hábitos, que já descrevi neste post, são:

1. Capturar

2. Processar

3. Planear

4. Fazer

5. Sistema simples e confiável

6. Organizar

7. Rever

8. Simplificar

9. Rotina

10. Encontrar a paixão

Em cada dia vou implementar um dos hábitos e partilhar a minha experiência aqui. Não vou, no entanto, seguir a ordem proposta pelo Leo. Por exemplo, para mim faz mais sentido, depois de capturar toda a informação que anda espalhada pela casa e na casa, arranjar um sistema simples e confiável para organizar essa informação, e só depois processar tudo.

Para quem está interessado em saber mais sobre o ZTD aconselho a leitura do livro, disponível no Zen Habits em versão pdf e na Amazon em versão kindle. Há também uma tradução do livro para português do Brasil disponível gratuitamente aqui.