03/03/2014

Planear e gerir o tempo com o hyperdex

Eu adoro ver videos de agendas no youtube! Gosto de ver como é que as pessoas pelo mundo fora organizam as suas tarefas e os seus dias. Já tirei muitas ideias desses videos e a última descoberta que fiz foi o canal da Maryanne Moll, onde ela mostra como usa filofaxes e outras agendas, as folhas de agenda que ela própria faz e a sua criação, o hyperdex.

Antes do hyperdex, um pouco de história. O método mais comum de planear a utilização do tempo ao longo do dia é, provavelmente, fazendo uma lista, como eu fazia e muitos outros fazem. Mas listas, para pessoas mais visuais, não funcionam lá muito bem... Então, uma dessas pessoas, Patrick Ng, lembrou-se, no final de 2011, de criar uma ferramenta mais apelativa para mentes visuais e criativas, a que deu o nome de Chronodex (podes também ler o post de apresentação do Chronodex e ver a galeria de Chronodexs no Flickr).

Mais tarde, em Abril de 2013, outro blogger, Kent from Oz, não muito satisfeito com o Chronodex, lembrou-se de criar um outro desenho, também radial, mas baseado na espiral de Fibonacci (aqui e aqui). Eu conheci o spiraldex via youtube, adorei a ideia, mas não comecei a usá-lo de imediato.

Primeiro tentei usar uns círculos divididos em 12 horas, como um relógio, para fazer o planeamento das actividades ao longo do dia. No entanto, os círculos eram demasiado grandes, tinha que ter dois para cobrir o dia todo e demorava algum tempo a pintá-los...


Decidi então usar o spiraldex! Criei um código de cores para diversas actividades e todos os dias colava um spiraldex na agenda e assim fazia o planeamento do dia.


Resultou durante algum tempo, mas apercebi-me que o spiraldex tinha alguns problemas... Por exemplo, eu usava-o para planear o dia, mas muitas vezes o dia não corria como planeado, e não tinha maneira de registar no spiraldex como se tinha passsado o dia na realidade. Eu queria ter esse registo de como correram as coisas, como aproveitei o tempo, quantas horas trabalhei, em vez de ter apenas o que planeei...

Pesquisando no youtube, descobri então o canal da Maryanne Moll. Ela usava o chronodex, mas também sentia algumas limitações... Então, a Maryanne criou o Hyperdex! O hyperdex é um círculo dividido radialmente em 24 horas e dividido também de forma concêntrica.

Assim, no hyperdex estão representadas as 24 horas do dia (o chronodex e o spiraldex não têm as 24 horas) e os 3 círculos permitem fazer 3 registos diferentes.


Neste video e neste podes ver melhor o meu hyperdex.

Então, como é que uso o hyperdex?

Em primeiro lugar, estabeleci um código de cores para as várias actividades. Neste momento tenho cores para 10 actividades distintas, mas posso mudar no futuro, dependendo das necessidades.
(não me perguntem porque é que escrevo em inglês... eu também não sei, mas é assim que funciono...)


> tenho 10 actividades, cada uma com a sua cor
> tenho 3 cores para indicar onde estou
> escrevo ainda na página da agenda o que como, o dinheiro que gasto e outras informações pertinentes sobre como se passou o dia (cada coisa com a sua cor)
> continuo a usar o sistema do bullet journal para as tarefas e compromissos

Relativamente aos 3 círculos do hyperdex, uso-os da seguinte forma:

> círculo externo - para planear o dia
No dia anterior, pinto o círculo externo do hyperdex para o dia seguinte. Planeio a que horas quero acordar, as horas que vou trabalhar e outras actividades.

> círculo do meio > a realidade, o que de facto acontece ao longo do dia
Se as coisas correrem conforme planeado, não pinto as horas correspondentes no círculo do meio, ou seja, só preencho este círculo quando as coisas se desviam do que planeei no círculo exterior. Um círculo do meio completamente em branco é, portanto, muito bom sinal!

> círculo interno > onde estou
No círculo mais pequeno uso apenas 3 cores para indicar onde estou: em casa, no trabalho ou fora. Gosto de apontar onde estou para, por exemplo, saber que apesar de estar casa, estive a trabalhar, ou que perdi uma hora no trabalho a fazer outras coisas...

E basicamente é isto! O hyperdex é pequeno e não dá trabalho nenhum a preencher - aliás, tenho verificado que pintar os círculos é até meditativo, pois concentro-me de tal maneira no que estou fazer que não penso em mais nada...

Em relação ao desenho do hyperdex, eu fiz um para mim no powerpoint, que por agora não vou partilhar pois é um bocadinho tosco. A Maryanne tem uma loja Etsy onde vende o hyperdex em papel, mas como vem das Filipinas, significa, para mim, um grande aumento da minha pegada ecológica... Perguntei à Maryanne se ela não está a pensar vender o hyperdex em formato pdf e ela disse que nunca tinha pensado nisso, mas quem sabe... Quando ela disponibilizar o hyperdex em pdf, certamente que o irei comprar!

Estou a pensar fazer um video a explicar melhor faço o planeamento e o preenchimento do hyperdex (é o tipo de coisa que é mais fácil explicar falando e fazendo ao mesmo tempo, que escrevendo...)


>>>>>
Gostaste deste post? Podes partilhá-lo usando os botões abaixo.
Não queres perder outros posts? Subscreve as actualizações do blog usando uma das opções da barra lateral.
Podes também {subscrever a newsletter} e receber de oferta dois ebooks sobre organização e simplificação!
Obrigada!!

21 comentários:

  1. Olá Rita! A título experimental usei também o spiraldex e gostei muito, só que ao invés de planear o dia fui pintado com 5 cores diferentes correspondentes à forma de como usava diariamente o meu tempo. Descobri coisas interessantes, como por exemplo o tempo pessoal que me dedico é muito pequeno, salvo raras excepções. Mas agora deparei-me que ainda poderia diferenciar mais os tempos que gasto a ler um livro, na net, no blog entre outras coisas... A ver vamos. Obrigada pelas tuas partilhas.
    http://retalhosdamemoria.blogspot.pt/2014/03/organizacao-e-gestao-do-tempo.html

    ResponderEliminar
  2. Olá Rita! Como estás?
    Já sigo o teu blogue há algum tempo e gosto imenso da maneira como escreves e das dicas que partilhas sobre minimalismo. Hoje ao ler este post perguntei-me : What's the point? Para uma pessoa que tenta descomplicar a vida ao máximo será mesmo necessário esquematizar o dia a dia desta forma? Não faria mais sentido go with the flow? Eu mentalmente sei o que tenho para fazer em cada dia, se der para fazer muito bem senão não stresso e faço quando puder... percebes? Claro que eu sei que as pessoas são todas diferentes e bem sei que o que resulta com umas não resulta com outras, mas sinceramente achas que precisas mesmo mesmo disto?
    Continuação de um bom trabalho!
    Atenciosamente
    Dulce

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Olá Dulce!
      Se eu vivesse sozinha, ou seja, sem filhos e outras responsabilidades, sim, andaria muito mais ao sabor da maré. Mas com filhos, com responsabilidades, com outras actividades além do trabalho, com um trabalho em que eu é que tenho que decidir o que faço e tenho sempre muito que fazer, não dá para fazer isso - muitas coisas ficariam por fazer. Organizar-me desta maneira é garantir que as coisas que eu quero fazer são feitas. E para mim, isso é descomplicar. Se eu não fizesse as coisas que tenho para fazer ou que quero fazer, aí sim é a que a minha vida se complicaria... Eu funciono bem com rotinas bem definidas e é por isso que planear o dia ajuda muito... Mas quando não faço as coisas não stresso - na verdade, e felizmente, são muito poucas as coisas que me deixam stressada...
      Tal como ser minimalista tem diferentes significados para pessoas diferentes, uma vida descomplicada também representa coisas diferentes para pessoas diferentes... Mas, volto a dizer, se fosse só eu, andaria muito mais ao sabor da maré, sem dúvida.

      Eliminar
    2. Compreendo.Eu também tenho duas filhas, uma com 9 outra com 3, sou educadora de infância e, tal como a maioria de nós, tento gerir da melhor forma o meu tempo, para conciliar, de forma o mais equilibrada possível, a minha vida familiar, profissional e pessoal.
      Parece-me que és uma pessoa muito activa e enérgica e calculo que o teu trabalho seja muito exigente, mas na minha opinião ( e é simplesmente a minha opinião) acho que as listas e esquemas no geral nem sempre simplificam e ocupam muito do nosso tempo que poderia ser aproveitado a fazer outras coisas ...
      Obrigada pela resposta :)
      Beijinhos

      Eliminar
    3. Isto deu-me uma ideia para outro post!! Qualquer coisa como "Organizar é complicar?" eh eh
      Mas respondendo ainda ao teu comentário, eu não demoro assim tanto tempo a planear o dia... (uns minutos apenas). Mas, claro, depende das pessoas. Para umas pessoas isto funciona, para outras não...

      Eliminar
  3. Boa sugestão Rita.

    www.prontaevestida.com

    ResponderEliminar
  4. Eu gosto de ler e de saber tudo sobre organização de tempo e tenho aplicado muito boas dicas que li no teu blog (ADORO a tua agenda e estou mortinha para comprar uma assim tambem!!),
    como tenho que apontar também no trabalho cada tarefa para somar horas também tem dado jeito.
    so acho que esta nova forma de pintar aqui e ali cada hora, acaba por nos roubar mais tempo do que realmente poupa ao orientar-nos.

    quanto tempo demoras a planear isto tudo, pintar tudo bem pintadinho escrever atribuir cores etc? nao acaba por ser demasiado tempo desperdiçado?

    parabens pelo blog
    Mary

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Olá Mary,

      Não, demoro apenas uns minutos a planear o dia seguinte. O hyperdex é pequenino, por isso é rápido de pintar e já sei o esquema de cores de cor e salteado, por isso é muito rápido...

      Eliminar
  5. Oi Rita gostei muito dessa maneira de se organizar e gerenciar as tarefas. Queria muito experimentar, mas como moro no Brasil realmente não tem como. Agora , esse que esta na sua agenda você comprou ou você mesma que desenhou? Mil beijos

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. O hyperdex que uso fui eu que desenhei. É fácil desenhá-lo, mas a Maryanne também os vende e os portes são grátis.

      Eliminar
    2. Oi Rita, eu também fiz o meu, mas as horas eu ainda não conseguir colocar em volta do circulo , mas estou sendo bem produtiva com suas dicas. Agora será que você poderia me dizer onde esta esses portes, pois não vi na loja dela. Beijos

      Eliminar
  6. Gosto do seu blog,mas concordo com essa outra amiga.Na minha humilde opinião chega a ser neura ficar anotando tudo,pintando aqui e ali,prefiro gastar esse tempo com atividades que me faz mais leve e feliz.Simplifico o máximo que posso e tem dado certo até agora.

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Olá anónimo. Tal como escrevi acima, o que funciona para uns não funciona para outros, pois, felizmente, não somos todos iguais! Para si seria neura fazer isto, mas para mim faz-me sentir mais leve e feliz. Para mim, isto é simplificar. Cada um deve perceber o que é que funciona para si, independentemente da opinião dos outros, e aplicá-lo à sua vida... é o que eu faço! Mas este video responde melhor a isso: http://youtu.be/_Ir3lIIhVUw

      Eliminar
  7. Olá Rita,
    Acho a ideia de planear os dias de forma colorida bastante interessante, e já o fiz algumas vezes depois de ver o artigo sobre o spiraldex. Para simplificar ainda mais (para mim), optei por utilizar o método desenhando uma barra vertical ou horizontal em vez de uma espiral ou círculo, pois desenho-a em menos de um minuto utilizando uma mini-régua que guardo junto à agenda.
    Obrigada pelas boas dicas que escreve,
    Ana.

    ResponderEliminar
  8. Rita, amei teu processo de planejamento e resolvi ajudar. Fiz uma cópia do hyperdex (espero que a dona da ideia não me processe) e publiquei no repositório livre no qual tenho conta. Como trabalho com software livre, eu não tenho problemas em disponibilizar os conteúdos para reprodução, reutilização, melhorias (oba!). Se você responder aqui com as dimensões e especificações que queira, posso eu mesma fazer a alteração e publicar no GitHub (que é uma espécie de rede social de geeks). :-)

    https://github.com/cintiacinquini/kitcoruja/blob/master/Agenda/Templates/agenda.png Essa é uma imagem (png) de uma agenda A5 (uma A4 dividida em 2).

    https://github.com/cintiacinquini/kitcoruja/blob/master/Agenda/Templates/hyperdex.png e aqui tem um monte de hyperdex para imprimir e colar :-)

    Eu usei um software livre chamado Inkscape para fazer esse desenho. Você ou qualquer pessoa pode baixar gratuitamente em http://inkscape.org/. Para modificar, basta usar o arquivo SVG como base e alterar à vontade.

    Abraços e beijos brasileiros,
    Cintia

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Que espectáculo, muito obrigada!!!!!!! Estão excelentes!!

      Eliminar
    2. Que bom que gostou! :-)
      Se (ou melhor, quando) tiver mais novidades de gestão do tempo, faça um rascunho, eu desenho e publico lá e mando o link por aqui. ;-)

      Eliminar
    3. Você ajudou muitaaaaaaaaaa gente!!!! Muito obrigada!!!! Mil beijos

      Eliminar
    4. -> Rita: gostei muito dessa ideia do hyperdex. Estou implementando (ainda tenho dificuldades em lembrar de preencher... =/) e estou achando muito interessante poder visualizar como correu o meu dia. Obrigada pela dica!

      -> Cintia: Uau! Que grande ajuda! Estava quebrando a cabeça para tentar montar meu próprio hyperdex no computador e vc salvou o dia! Tenho só uma sugestão! Se for possível, você poderia aumentar as bolinhas e os números que indicam as horas do dia? Na minha impressão ficaram pequenininhos... Obrigada!

      Eliminar
    5. Não por isso, Anónimo. Segue o arquivo. ;-)
      https://github.com/cintiacinquini/kitcoruja/blob/master/Agenda/Templates/hyperdex/hyperdex.png

      Quem merece os créditos aqui é meu amigo Valéssio, craque em Inkscape, que fez essa versão para ser dobrada como um pocket mod (veja o tutorial http://www.youtube.com/watch?v=IAb31rIeGZo)
      https://github.com/cintiacinquini/kitcoruja/blob/master/Agenda/Templates/hyperdex/desenho.pdf
      Olha que belezinha para um test drive de 1 semana de hyperdex!!!

      Eliminar
  9. Meu deus.... Brasileiros do mundo filo e planner... Não acredito.... Kkkk.... , me sinto tão sozinha. Se quiserem me Add no whats app 85-97185014 . Eu viciei duas amigas no mundo dos planners e filo se quiserem Add temos um grupo por la, compramos no ebay, enfim, to por aqui. Meu ig eh @mgcarla me procura por la .

    ResponderEliminar

Obrigada pelo comentário!

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...