09/10/2013

Ferramentas de organização para 2014

O bom de experimentar todas as ferramentas de organização e mais algumas, como eu faço, é que cada vez percebo melhor o que é que funciona e não funciona para mim. Já não uso o Toodledo ou GTasks como to-do lists, nem o GCal para planear o dia.

Neste momento (e espero continuar contente com estas ferramentas, pois também dá trabalho estar sempre a mudar e a experimentar coisas novas), o que funciona para mim em termos de organização e planificação do dia e das tarefas, é o seguinte:

Google Calendar

É indispensável. Cada membro da família tem o seu calendário, partilhados entre mim e o J. para sabermos sempre as consultas, actividades dos miúdos, reuniões de pais, idas para fora, etc. No GCal aponto basicamente compromissos com hora marcada e tarefas com deadlines. Aponto tarefas mais longínquas no tempo, como a renovação do cartão de cidadão em 2015, vacinas dos 10 anos dos miúdos daqui a 2-3 anos, e coisas assim... Também gosto muito da função de repetir compromissos, pois dá muito jeito para coisas que ocorrem anualmente, como o pagamento de seguros e selos dos carros, marcação de consultas médicas anuais, e por aí fora.

Evernote

As minhas listas de coisas a fazer estão no Evernote (mas outras ferramentas como o GTasks, o Toodledo, etc., funcionam também; para mim o importante é o sistema de listas, mas estas listas podem ser feitas em várias ferramentas, até no word...)


Tenho uma pilha chamada ZTD, de Zen To Done, o sistema de produtividade do Leo Babauta. Dentro da pilha, 5 blocos de notas:

- done - notas com coisas já feitas vêm apra aqui
- master lists - listas de coisas a fazer, sem data marcada; estão divididas por contextos e a cada contexto (trabalho, casa, fora, etc.) corresponde uma nota
- ongoing - quando tenho algum projecto mais complicado, faço uma nota com os vários passos a executar
- tasks - tenho uma nota para cada mês do ano (no formato 2013-10 para ficarem por ordem cronológica) e é aqui que aponto as tarefas específicas a realizar em cada mês; quando planeio a semana e os dias, é para aqui que olho primeiro
- waiting - coisas de que estou à espera que não dependem de mim; tenho uma nota para coisas de trabalho e outra para pessoais

Agenda de papel

Já usei, deixei de usar, voltei a usar... De facto, eu gosto de ter uma agenda em papel. Nas alturas em que não uso agenda, acabo por rabiscar as tarefas em papel de rascunho, por isso mais vale admitir que gosto mesmo de escrever em papel e não me oriento apenas com ferramentas digitais.

O problema é escolher uma agenda que dê para fazer tudo o que quero. A semana passada encontrei-a! Queria uma agenda tamanho A5, com 1 dia por página. Mas não podia ser como a Moleskine que tenho este ano, sem divisões e com as horas marcadas ao longo da página. Preciso que cada página esteja dividida em pelo menos 3 partes:
- uma parte maior, sem horas, para apontar as minhas tarefas
- uma parte mais pequena, com ou sem horas, para apontar compromissos com hora marcada
- uma parte mais pequena ainda para apontar o dinheiro que gasto ou outras pequenas coisas

Esta agenda tem essas 3 zonas e num próximo post mostrarei como usá-la. Já agora, é da marca Oxford e encontrei-a na Staples.

13 comentários:

  1. Eu tenho vindo a seguir o teu processo de encontrar o leque de ferramentas adequadas e reparei que éramos muito parecidas mas variava sempre num elemento qualquer. Neste momento estamos exactamente iguais :)
    Adoro o Evernote e...não vivo na mesma sem uma coisita de papel.
    Beijinhos

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  2. Olá Rita,
    Eu reconheço... sou mulher de usar papel.
    Não passo o dia perto do computador, e para mim dá-me mais jeito ter a «Minha Agenda» por perto.
    Se estou com uma chamada é mais fácil ter papel à mão e tomar notas.
    Mas para evitar ter papéis e mais papéis, se possivel tomo sempre nota na agenda (assim não os perco.
    A minha agenda é parecida com a tua, depois de já ter experimentado várias, optei por: tamanho A5, uma folha para cada dia, canto picotado e fita separadora, folhas amareladas (acho-as menos agressivas que as folhas brancas), a minha costuma ter horas, mas estão muito pequeninas e posso ou não utilizá-las. se utilizar as horas da agenda como referência para reuniões agendadas, posso incluir afazeres de cor diferente que tenha para o dia.
    Achei interessante a tua ao ter os tais separadores para compromissos e dinheiro. Faço isso mas com canetas de outra cor, para diferenciar importancias.
    Outras sugestões... aceito-as... para melhor muda-se sempre!...
    Bjs,
    Teresa C.

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    Respostas
    1. Teresa,

      Qual é a marca da tua agenda? e onde compraste? Parece-me ser o modelo ideal para mim!
      Tb gosto de escrever no papel mas ter tudo num só sitio (agenda).

      Obrigada,
      Susana T.

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    2. Pela descrição, será uma moleskine? A minha agenda de 2013 é uma moleskine tal e como como a Teresa descreveu, tirando os cantos picotados...

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    3. Olá Susana e Rita,
      Não, não é uma moleskine.
      Tenho comprado no Continente, mas já as vi noutros sitios, como o Jumbo ou Staples.
      Já ando de olho nas agendas para 2014, assim que as vir há venda digo qual a marca (recordo-me vinha colada com o preço e código de barras, mas arranco sempre), e estive a ver por dentro mas não encontro nada...
      Não quero induzir em erro, mas talvez fosse da marca «Firmo»????
      Há em tamanho A4, A5 e de bolso e com capas de cores diferentes.
      Assim que as vir no Continente ou noutro sítio (mais semana, menos semana, acho que não vai demorar muito) digo a marca e preço, ok?
      Bjs,
      Teresa C.

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    4. Olá Susana e Rita,
      Tal como prometi...
      Já comprei a minha agenda para 2014, tem algumas diferenças dos anos anteriores, mas das que vi é a que prefiro. Sempre é da marca «Firmo» e é a Condor Excel (é o que está gravado na contra capa), há em preto, azul e bordeaux.
      A única coisa que não tem em relação ás anteriores é o canto picotado... mas nada que uma régua a 45º não resolva.
      Bjs,
      Teresa C.

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    5. Olá Susana e Rita.
      Afinal as agendas que tenho comprado e usado desde 2007, são as da marca «Artimbal» (têm a etiqueta colada na contra-capa) e encontram-na disponivel no Continente.
      Bjs,
      Teresa C.

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  3. Eu ainda ando a tentar descobrir o que se adequa melhor para mim. Por enquanto o Google Google Calendar é o que mais se adapta, mas o GTasks nem por isso. Ainda não experimentei o Evernote, mas acho que vai ter de ser. Tenho Desktop do PC cheio de ficheiros com listas de tudo e mais alguma coisa. Fico perdida. Estes artigos sobre organização são uma inspiração. Bjs

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  4. Eu voltando pro GCal, você voltando para a agenda de papel - a gente não para mesmo. =)

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  5. Rita, sabias que a Lux Woman deste mês fala de nós e dos nossos blogues?
    Eu também não sabia e foi a Mafalda S. do blogue "A Felicidade é o caminho" que me deu essa notícia. Hoje pude comprovar isso, ao folhear a revista. É o artigo "Menos é mais", na regra nº 6
    Continua assim, gosto muito do teu blogue.

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    1. Já sabia, a minha mãe viu e disse-me... Obrigada!

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  6. Eu pelo meu lado agora deixei o GTasks e "mudei-me" para o Toodledo (com a app DGT GTD no android) e estou bastante satisfeita. Ando com muitos projectos em mãos (com inúmeras tarefas associadas) e o Toodledo tem sido imprescindível.
    O Evernote ainda não me seduziu... quem sabe.
    Agenda continua a ser a do google e nada de papel.
    :-)

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  7. Adoro agendas de papel mas, infelizmente, parece que não consigo usá-las. Uso durante uma semana e depois esqueço-me.

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Obrigada pelo comentário!

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