Ferramentas de organização para 2014

O bom de experimentar todas as ferramentas de organização e mais algumas, como eu faço, é que cada vez percebo melhor o que é que funciona e não funciona para mim. Já não uso o Toodledo ou GTasks como to-do lists, nem o GCal para planear o dia.

Neste momento (e espero continuar contente com estas ferramentas, pois também dá trabalho estar sempre a mudar e a experimentar coisas novas), o que funciona para mim em termos de organização e planificação do dia e das tarefas, é o seguinte:

Google Calendar

É indispensável. Cada membro da família tem o seu calendário, partilhados entre mim e o J. para sabermos sempre as consultas, actividades dos miúdos, reuniões de pais, idas para fora, etc. No GCal aponto basicamente compromissos com hora marcada e tarefas com deadlines. Aponto tarefas mais longínquas no tempo, como a renovação do cartão de cidadão em 2015, vacinas dos 10 anos dos miúdos daqui a 2-3 anos, e coisas assim... Também gosto muito da função de repetir compromissos, pois dá muito jeito para coisas que ocorrem anualmente, como o pagamento de seguros e selos dos carros, marcação de consultas médicas anuais, e por aí fora.

Evernote

As minhas listas de coisas a fazer estão no Evernote (mas outras ferramentas como o GTasks, o Toodledo, etc., funcionam também; para mim o importante é o sistema de listas, mas estas listas podem ser feitas em várias ferramentas, até no word...)

Tenho uma pilha chamada ZTD, de Zen To Done, o sistema de produtividade do Leo Babauta. Dentro da pilha, 5 blocos de notas:

- done - notas com coisas já feitas vêm apra aqui

- master lists - listas de coisas a fazer, sem data marcada; estão divididas por contextos e a cada contexto (trabalho, casa, fora, etc.) corresponde uma nota

- ongoing - quando tenho algum projecto mais complicado, faço uma nota com os vários passos a executar

- tasks - tenho uma nota para cada mês do ano (no formato 2013-10 para ficarem por ordem cronológica) e é aqui que aponto as tarefas específicas a realizar em cada mês; quando planeio a semana e os dias, é para aqui que olho primeiro

- waiting - coisas de que estou à espera que não dependem de mim; tenho uma nota para coisas de trabalho e outra para pessoais

Agenda de papel

Já usei, deixei de usar, voltei a usar... De facto, eu gosto de ter uma agenda em papel. Nas alturas em que não uso agenda, acabo por rabiscar as tarefas em papel de rascunho, por isso mais vale admitir que gosto mesmo de escrever em papel e não me oriento apenas com ferramentas digitais.

O problema é escolher uma agenda que dê para fazer tudo o que quero. A semana passada encontrei-a! Queria uma agenda tamanho A5, com 1 dia por página. Mas não podia ser como a Moleskine que tenho este ano, sem divisões e com as horas marcadas ao longo da página. Preciso que cada página esteja dividida em pelo menos 3 partes:

- uma parte maior, sem horas, para apontar as minhas tarefas

- uma parte mais pequena, com ou sem horas, para apontar compromissos com hora marcada

- uma parte mais pequena ainda para apontar o dinheiro que gasto ou outras pequenas coisas

Esta agenda tem essas 3 zonas e num próximo post mostrarei como usá-la. Já agora, é da marca Oxford e encontrei-a na Staples.