Multitasking - às vezes, pode ser

O multitasking é, basicamente, fazer mais que uma coisa ao mesmo tempo. Por exemplo, falar ao telefone enquanto escreves um email. Ler um livro enquanto vês televisão. Mudar a fralda ao bebé enquanto vigias a sopa ao lume. 

O multitasking já foi sinónimo de produtividade, mas cada vez há mais evidências de que é preferível fazer uma coisa de cada vez, pois assim a nossa atenção está totalmente focada numa só tarefa, aumentando a probabilidade da coisa ficar bem feita.

Eu tento sempre que possível concentrar-me numa só coisa de cada vez, sobretudo no trabalho, embora nem sempre seja fácil ou possível... No entanto, em casa, há certas actividades que gosto de fazer ao mesmo tempo. Em certos casos, o multitasking não faz mal...

Por exemplo, passar a ferro. Eu não consigo passar a ferro sem fazer outra coisa ao mesmo tempo. Geralmente acompanho esta actividade com a televisão. Aliás, tenho sempre um dia definido para passar a ferro, que é quando vejo as minhas séries favoritas. Neste momento, é à 5ª feira, com um episódio da nova temporada de Grey's Anatomy e logo de seguida mais um novo episódio do Scandal. É mais de hora a meia a ver televisão, mas a fazer uma tarefa importante: passar a ferro!

E tu, multitaskas muito? Em que tarefas?

Como uso a minha agenda

Tal como disse neste post, uma agenda de papel que se adeque às minhas necessidades tem que ter certas características. Cheguei a fazer a minha própria agenda, adaptada às minhas necessidades, mas isso dá algum trabalho e perde-se algum tempo, e eu não estou mais disposta nem a ter trabalho nem a perder tempo com uma coisa que supostamente serve para me simplificar a vida. Então, comprei esta agenda para 2014 da Oxford, à venda na Staples. É perfeita!

É tamanho A5, capa dura, e tem um dia por página. No início não tem espaço para aqueles dados todos sobre a nossa vida (que eu nunca preenchia), como grupo sanguíneo, apólices, moradas, telefones, etc., mas tem espaço para as informações básicas. 

O que gosto mesmo é ter cada página dividida em 3 zonas distintas. A figura mostra como uso essas zonas. A informação que está na foto é inventada, só fiz mesmo para este post (aliás, a data é 3 de Janeiro de 2015 e nesse dia já terei uma nova agenda para 2015...).

Então, do lado esquerdo da página, que tem o espaço maior para escrever, é onde aponto as tarefas para o dia. Começo pelas tarefas mais importantes (MITs) no topo, depois as pequenas tarefas de trabalho, e aponto também coisas que tenho que fazer em casa, como as limpezas do dia e o jantar (mesmo que não seja eu a fazê-lo, que é o usual...).

No lado direito da página há um espaço que uso para apontar compromissos com hora marcada. Nesse mesmo lado em baixo há também um pequeno espaço onde aponto as despesas do dia (que são depois introduzidas no excel no meu ficheiro das contas).

Já usei esferográficas de várias cores para escrever nas agendas, mas agora escrevo a lápis. Não sei bem porquê... Talvez porque esteja habituada a escrever sempre a lápis no cadernos de laboratório (porque se cair água em cima o lápis não borra, ao contrário da caneta)...

A vida simples de pessoas reais - Ana Margarida

Há cerca de 1 ano e meio descobri o teu blog, quando procurava alguma receita para fazer ao jantar...

Comecei a ler. Achei interessante a maneira como escreves, os temas que abordas.

Achei graça teres estudado na mesma universidade que eu e estares a viver na cidade onde eu nasci e vivi até aos 27 anos (altura em que sai por ter encontrado um trabalho fora).

Ainda vou a Faro muitas vezes... Tenho aí toda a minha família e sinto saudades!

Quando estou em Faro, às vezes penso em ti! E se de repente me cruzasse contigo na rua! Mas eu sou um bocado despistada, e se calhar nem te reconheceria...

Mas voltando ao tema do blog... Nunca tinha pensado em ser minimalista. Não sabia o que era isso e nem estava no horizonte de uma pessoa acumuladora e desorganizada como eu. Nessa altura eu nem tinha consciência que era acumuladora, pensava que era apenas uma pessoa desorganizada.

O certo é que vir ler aqui diariamente tornou-se um vício para mim. Acho que tinha esperança de algum dia conseguir aplicar algumas dessas dicas de organização que dás aqui no blog.

Sempre tive o desejo de ser mais organizada e produtiva, contudo o esforço que fazia não tinha o efeito desejado.

A partir do teu blog conheci outros blogs que seguem a mesma linha. Passei também a seguir alguns desses.

Percebi que necessitava de tomar uma decisão relativamente às tralhas que guardo como medo de vir a precisar.

Tornei-me cada vez mais interessada no processo de libertação da tralha que os minimalistas atravessam. As partilhas mais emocionais das blogers (as que leio, em português, são todas mulheres) foram essenciais neste processo.

Nesta altura também estava a lutar com o equilíbrio da minha situação financeira. Desejava muito conseguir equilibrar as minhas contas.

Acho que quem é organizado e tem uma situação financeira confortável não sabe a dificuldade que uma pessoa de características opostas tem para conseguir organizar-se e assumir o controlo da sua vida.

Um certo dia, há cerca de uns 3 meses atrás tomei a decisão: "Também eu quero ser minimalista!"

Decisão tomada, trilhar o caminho do minimalismo, da vida frugal e simples. 

Contudo, sentia-me paralisada relativamente às ações que sabia que necessitava implementar. Tinha medo de libertar-me de coisas que, de facto, não utilizo mas que poderão voltar a ser necessárias. A minha situação financeira, apesar de ser adequada à satisfação das necessidades básicas, não me permite fazer compras de itens extra. Isto justificava (e ainda justifica) o facto de eu ter muitas coisas sem uso.

Quanto mais lia os testemunhos dos blogs, mais me consciencializava de que um dia eu ia mesmo ter que decidir se ficava na mesma ou se fazia algo para mudar.

Finalmente, um dia senti que estava preparada para passar da teoria à prática.

Nos últimos 10 dias decidi assumir de facto este caminho e fiz uma grande limpeza em casa. Consegui libertar cerca de 20% da tralha. Sei que ainda é pouco, um pequeno passo no caminho, mas para mim significou um passo de gigante.

Agora sei que estou no caminho, nesse caminho que quero trilhar, por uma vida mais leve, mais livre.

Ana Margarida

Ferramentas de organização para 2014

O bom de experimentar todas as ferramentas de organização e mais algumas, como eu faço, é que cada vez percebo melhor o que é que funciona e não funciona para mim. Já não uso o Toodledo ou GTasks como to-do lists, nem o GCal para planear o dia.

Neste momento (e espero continuar contente com estas ferramentas, pois também dá trabalho estar sempre a mudar e a experimentar coisas novas), o que funciona para mim em termos de organização e planificação do dia e das tarefas, é o seguinte:

Google Calendar

É indispensável. Cada membro da família tem o seu calendário, partilhados entre mim e o J. para sabermos sempre as consultas, actividades dos miúdos, reuniões de pais, idas para fora, etc. No GCal aponto basicamente compromissos com hora marcada e tarefas com deadlines. Aponto tarefas mais longínquas no tempo, como a renovação do cartão de cidadão em 2015, vacinas dos 10 anos dos miúdos daqui a 2-3 anos, e coisas assim... Também gosto muito da função de repetir compromissos, pois dá muito jeito para coisas que ocorrem anualmente, como o pagamento de seguros e selos dos carros, marcação de consultas médicas anuais, e por aí fora.

Evernote

As minhas listas de coisas a fazer estão no Evernote (mas outras ferramentas como o GTasks, o Toodledo, etc., funcionam também; para mim o importante é o sistema de listas, mas estas listas podem ser feitas em várias ferramentas, até no word...)

Tenho uma pilha chamada ZTD, de Zen To Done, o sistema de produtividade do Leo Babauta. Dentro da pilha, 5 blocos de notas:

- done - notas com coisas já feitas vêm apra aqui

- master lists - listas de coisas a fazer, sem data marcada; estão divididas por contextos e a cada contexto (trabalho, casa, fora, etc.) corresponde uma nota

- ongoing - quando tenho algum projecto mais complicado, faço uma nota com os vários passos a executar

- tasks - tenho uma nota para cada mês do ano (no formato 2013-10 para ficarem por ordem cronológica) e é aqui que aponto as tarefas específicas a realizar em cada mês; quando planeio a semana e os dias, é para aqui que olho primeiro

- waiting - coisas de que estou à espera que não dependem de mim; tenho uma nota para coisas de trabalho e outra para pessoais

Agenda de papel

Já usei, deixei de usar, voltei a usar... De facto, eu gosto de ter uma agenda em papel. Nas alturas em que não uso agenda, acabo por rabiscar as tarefas em papel de rascunho, por isso mais vale admitir que gosto mesmo de escrever em papel e não me oriento apenas com ferramentas digitais.

O problema é escolher uma agenda que dê para fazer tudo o que quero. A semana passada encontrei-a! Queria uma agenda tamanho A5, com 1 dia por página. Mas não podia ser como a Moleskine que tenho este ano, sem divisões e com as horas marcadas ao longo da página. Preciso que cada página esteja dividida em pelo menos 3 partes:

- uma parte maior, sem horas, para apontar as minhas tarefas

- uma parte mais pequena, com ou sem horas, para apontar compromissos com hora marcada

- uma parte mais pequena ainda para apontar o dinheiro que gasto ou outras pequenas coisas

Esta agenda tem essas 3 zonas e num próximo post mostrarei como usá-la. Já agora, é da marca Oxford e encontrei-a na Staples.

Sentar no chão

No primeiro dia do curso de instrutores de yoga, que fiz em Julho, assustei-me quando vi o espaço onde iria passar 10 horas por dia nos próximos 21 dias. Era um espaço amplo, sem nada. Sem cadeiras, sem mesas, sem bancos. Cada uma de nós tinha o seu tapete de yoga para a prática das posturas físicas, mas então e durante o resto do curso, a muita parte teórica, onde nos iríamos sentar? No chão, claro, em cima dos nossos tapetes.

Os primeiros 3 ou 4 dias de curso sentada no chão custaram-me imenso. Doía-me o rabo, sobretudo o cóccix, e as costas. Já não tinha posição para estar. Mas ao fim de uns dias tudo mudou. Parece que o meu corpo se lembrou que sentar no chão é muito mais natural que sentar numa cadeira. Ao longo daqueles 21 dias, sentar no chão tornou-se muito mais natural que sentar em cadeiras. Eu sempre gostei de me sentar de pernas cruzadas nos sofás e mesmo em cadeiras, e é por isso que nunca perdi a flexibilidade necessária para essa postura, ao contrário da maioria das pessoas da minha idade (e mais novas), mas também me sentava confortavelmente em cadeiras com os pés no chão. 

Após aqueles 21 dias, sentar em cadeiras com os pés no chão deixou de ser confortável. Quando voltei ao trabalho, não conseguia arranjar posição na minha cadeira. Pés no chão nem pensar, mas também não conseguia cruzar bem as pernas. Arranjei outra cadeira que me permite sentar, puxar as pernas para cima e cruzá-las. Em casa, comer à mesa da cozinha também começou a  ser desconfortável. Sentar no chão em vez do sofá começou a ser mais frequente.

Já não bastava ser minimalista, e agora só quero sentar-me no chão?? Fui então pesquisar se isto de sentar no chão é normal...

Claro que é! Sentar no chão faz parte de muitas culturas orientais. No mundo ocidental é que nos habituámos às cadeiras e isso faz-nos perder a capacidade de fazer muitas posturas que são fáceis para as crianças mas dolorosas ou mesmo impossíveis para os adultos. Sentar em cadeiras distende os glúteos, tornando-os fracos e inactivos. Os flexores da anca ficam numa posição contraída demasiado tempo, o que inibe a sua extensão completa. Sentar em cadeiras demasiado tempo tem de facto diversos efeitos adversos na musculatura do corpo. Sentar no chão, por outro lado, é mais natural para o corpo. As crianças sentam-se preferencialmente no chão, não é? Nós é que as empurramos para as cadeiras, porque assim dita a sociedade ocidental.

Depois de pesquisar mais sobre o sentar no chão, fiquei contente por muitas vezes mandar os meus filhos para fora do sofá e para o chão. E agora fui mais longe. Há já uns tempos que não tinha mesa de jantar na sala, que foi para a cozinha, enquanto a da cozinha foi servir de minha secretária. Tinha o tampo da minha secretária antiga (que era um tampo de mesa de jantar) guardado e decidimos fazer uma mesa à nossa maneira. Cortámos os pés e fizemos uma nova mesa de jantar - uma que nos permite sentar no chão, em almofadas, e não em cadeiras. 

Aqui está ela! Faltam as almofadas, que já encomendei, mas há já várias semanas que comemos nesta mesa usando as almofadas do sofá e é uma maravilha!

E antes que chovam comentários indignados a perguntar como é que faço quando recebo pessoas em casa, remeto-vos para este post onde respondo a isso. E antes que perguntem como é que o J. lida com estas minhas ideias, desde que haja comida, para ele está tudo bem.

Num próximo post mostrarei algumas posturas confortáveis para sentar no chão (ver se alguém se entusiasma também!).

Imagina o dia ideal

Em vez de fazeres uma lista exaustiva de todos os teus papéis e responsabilidades, podes simplesmente imaginar como seria o teu dia ideal. A que horas é que te levantarias? Como passarias as manhãs? Que tipo de trabalho farias? O que comerias ao longo do dia? Verias horas e horas seguidas de televisão ou aninhavas-te todas as noites no sofá com um bom livro? Passarias muitas horas ao computador ou mais tempo a brincar com os teus filhos? E passarias grande parte do fim de semana a tratar da casa? Ou em actividades ao ar livre?

No meu dia ideal, eu vejo-me a levantar de madrugada, a praticar yoga e meditação durante pelo menos hora e meia, a escrever um pouco, a despachar-me sem correrias, a deixar o carro em casa e ir a pé ou de bicicleta para o trabalho, a comer comida saudável ao longo do dia, a trabalhar focada e ser produtiva todos os dias, a ter tempo para estar com os meus filhos, tratar da casa e relaxar no fim do dia, lendo e ouvindo música. Ao fim de semana vejo-me ao ar livre, ora na praia, ora a passear de bicicleta; e uma tarde chuvosa de domingo a ver televisão e a comer bolos debaixo de uma manta parece-me o final perfeito de uma semana de inverno.

Estas visões não são utópicas. Podemos torná-las realidade. É um processo contínuo, moroso, mas nós temos o poder de alterar a nossa vida. Eu comecei a fazê-lo de forma consciente quando decidi tornar-me minimalista, e mais de 2 anos depois ainda há coisas a melhorar - mas que piada teria uma vida perfeita?

Dizer não

Ser minimalista é, sucintamente, identificar o essencial e eliminar o resto. Para nos dedicarmos ao que é realmente importante, para ganharmos mais tempo para fazer aquilo de que gostamos, para eliminarmos o stress das nossas vidas, é necessário fazermos uma coisa complicada para a maior parte de nós: dizer não.

Se no exercício de ontem rodeaste uma série de papéis que são importantes para ti, reflecte bem. Precisas mesmo de estar envolvida em tantas actividades para ser feliz? Ou só o fazes porque os outros esperam isso de ti e não queres desiludir ninguém? Todos esses papéis que desempenhas - são mesmo importantes para ti? Tem coragem de dizer não àquilo que não te interessa - sê egoísta e pensa primeiro em ti. Para estares bem com o mundo exterior, tens que, em primeiro lugar, estar bem contigo mesma - e não o vais conseguir se continuares a fazer coisas que não queres. Por isso, ganha coragem e começe a dizer não. As pessoas não entendem, não te apoiam, e ainda criticam? Elimina também essas pessoas tóxicas da tua vida. Se eliminar por completo o excesso e as actividades (e as pessoas) que não te interessam é um passo demasiado grande, pelo menos minimiza - minimiza o tempo e o esforço que lhes dedica.

É suposto chegar ao fim do exercício com uma lista de 4 ou 5 coisas que são de facto importantes. Para mim, é a minha família, o meu trabalho, a minha escrita e eu própria. Não quer isto dizer que não me envolva em mais nada - não, isto significa que estas são as minhas prioridades e é nelas que me foco. Se aparecer qualquer coisa gira que me apeteça fazer, faço-a, mas pondo sempre em primeiro lugar as tais coisas mais importantes.

Dizer não é difícil, sobretudo quando o dizemos a pessoas que nos são próximas. A melhor maneira é tentar explicar-lhes o nosso ponto de vista e mostrar-lhes que o nosso tempo será mais bem aproveitado a fazer outra coisa. No trabalho, por exemplo, comecei a focar-me naquilo que só eu posso fazer, como escrever artigos e, para tal, comecei a dizer não às tarefas que podiam ser delegadas nas minhas colegas de laboratório.

Dizer não vai sempre melindrar alguém. É preciso prever as consequências dos nossos nãos, mas na maioria dos casos, chefes, colegas, amigos e família verificam com agradável surpresa que o nosso não a actividades que não interessam faz com que sejamos muito mais produtivos noutras coisas.

E dizer não aplica-se a tudo na nossa vida, não apenas no trabalho.

Um dos melhores exemplos de um minimalista que soube dizer não a uma actividade auto-imposta vem da escritora Sara Rauch. Sara abraçou o minimalismo e eliminou muitas coisas da sua vida. Uma coisa que Sara queria fazer com o tempo que ganhou ao eliminar o que não interessava era cuidar da sua horta e fazer crescer os seus próprios legumes. No entanto, ela apercebeu-se que passava demasiado tempo a cuidar da horta; a horta era uma distração que a afastava daquilo que a fazia realmente feliz - escrever. Então, Sara disse não à horta e ganhou imenso tempo a para a escrita, a sua verdadeira paixão. Isto é ser minimalista. Ter coragem de dizer não, de eliminar das nossas vidas aquilo que não interessa, que não é significativo, aquilo que não contribuiu para a nossa felicidade.

Quantos filhos tens?

Eu sou cientista e trabalho com fitoplâncton. O fitoplâncton está na água dos rios, dos lagos, dos oceanos. Para obter o meu objecto de estudo, basta-me recolher água.

Mas para quem trabalha, por exemplo, na área das ciências sociais, é preciso pessoas. Pessoas que estejam dispostas a gastar uns minutos do seu tempo a responder a questionários ou a fazer entrevistas. É assim que a ciência avança, e por isso vou aqui divulgar um pedido que recebi do David Cruz do Instituto de Ciências Sociais da Universidade de Lisboa. 

Segundo o email que o David me enviou, dados do Instituto Nacional de Estatística demonstram que o ano passado foi o que teve menos nascimentos desde que há registos, sendo a média de filhos por mulher de apenas 1,28. Em 2013 haverá, provavelmente, novo recorde negativo. O estudo em que o David está envolvido está a explorar, através de entrevistas presenciais, se as pessoas/casais que têm nenhum ou um filho estão a ponderar ter (mais) filhos.

Assim, o David precisa de uma amostra significativa de pessoas (nomeadamente, entre os 35 e 45 anos, residentes em Lisboa e arredores) que estejam dispostos a participar neste estudo.

Vamos lá contribuir para a ciência portuguesa?

Para participares, vai aqui. Obrigada!  

Fazer o que é importante e eliminar o resto

Na sociedade ocidental em que vivemos, estar ocupado é sinal de sucesso. Quanto mais tarefas tivermos para fazer, quanto mais compromissos tivermos agendados, quanto mais coisas tivermos na nossa vida, mais espectaculares e invejados seremos. Mas serão todas estas actividades realmente importantes para nós? Esta vida agitada faz-nos mais felizes? Ou só o fazemos para mostrar aos outros o quão espectaculares somos? Ou porque não conseguimos dizer não às solicitações?

O primeiro passo para viver uma vida minimalista, uma vida em que fazemos apenas aquilo de que gostamos, é identificar o essencial. Identificar aquilo que é realmente importante para nós - aquilo que nos traz felicidade.

Para tal, precisamos identificar todos os papéis que desempenhamos, todas as responsabilidades que esses papéis nos trazem, e de que forma esses papéis e responsabilidades estão em linha com aquilo que nos dá felicidade.

Pega numa chávena de chá, põe uma música suave a tocar e senta-te confortavelmente com um papel e caneta. Se tens por hábito escrever num diário, usa-o para este exercício. Se não, aconselho-te a começar - escrever um diário é uma das melhores maneiras de processar as emoções, esvaziar a cabeça e arranjar soluções para os desafios que enfrentamos diariamente.

Para começar, identifica todos os papéis que desempenhas na sua vida. Eu, por exemplo, sou mulher, mãe, companheira, dona de casa, cientista, blogger, yogini. Escreve todos os papéis que desempenhas, mesmo os mais pequenos, no diário ou na folha. Cada um destes papéis traz consigo uma série de responsabilidades - descreve-as de forma sucinta. Não te esqueças que as actividades dos teus filhos são também da tua responsabilidade enquanto pai ou mãe.

Agora, rodeia com a caneta os papéis que são mais importantes para ti. Quais são os papéis que te trazem mais felicidade? As responsabilidades que tens fazem-te feliz ou são coisas que só fazes por obrigação? Se o teu emprego é uma dessas responsabilidades obrigatórias de que não gostas, tens duas soluções: ou mudas de emprego ou começas a olhar para esse emprego com outros olhos e uma atitude mais positiva. Acredito firmemente que tudo tem um lado bom - e o teu trabalho, pelo menos dá-te um ordenado. Pára de te queixares, muda a tua forma de pensar em relação às coisas que não gostas mas tens mesmo que fazer, como é o caso dos empregos para muitos de nós, e vais ver que o mundo irá tornar-se mais cor de rosa.

Não deves rodear mais de 4 ou 5 papéis nessa lista. Se queres ser mais feliz levando uma vida minimalista, não podes querer fazer tudo - tens que te focar no mais importante e eliminar o resto. Na primeira vez que fiz este exercício obtive uma lista enorme de actividades - até estava envolvida na política, apesar de já não sentir nenhuma paixão pelo assunto. Comecei então a eliminar o que não me interessava - comecei a dizer não.

Mas para onde vão as 168 horas?

O primeiro passo para perceber o que fazemos com as nossas 168 horas é, como propõe Laura Vanderkam, registar pormenorizadamente tudo o que fazemos, durante pelo menos 1 semana. Desde o acordar até ao deitar, regista tudo o que fazes, em blocos de pelo menos 15 minutos. Não conta escrever que trabalhaste das 9h às 17h30, porque não estiveste esse tempo todo a trabalhar. Fizeste pausas para ir à casa de banho, para almoçar, provavelmente para comer qualquer coisa a meio da manhã e da tarde, e ainda navegaste na internet, perdeste demasiado tempo com o email e conversaste com os colegas. Tudo isto deve ser registado. Mantém o registo durante uma semana e no final agrupa as várias actividades em categorias como trabalho, dormir, tratar da casa, ver televisão, ler, desporto, deslocações, etc.

Com este registo, conseguirás identificar blocos de tempo sub-aproveitados que poderás usar de formas mais interessantes. Precisas mesmo de ver 3 horas de televisão por dia ou passar 5 horas durante o fim de semana a limpar a casa? Porque não aproveitas as 2 horas de deslocações diárias nos transportes públicos para ler em vez de dormitar, ou porque é que em vez de te levantares tarde e despachares-te à pressa, não te levanta um pouco mais cedo para não andar em correrias logo de manhã?

Eu faço este exercício com frequência. Da primeira vez que o fiz, verifiquei sem surpresa que vi muito pouca televisão (uma média de 25 minutos por dia), dormi em média 7 horas por noite, li 45 minutos por dia, passei em média 1h40 por dia totalmente focada nos meus filhos (o que me deixou muito contente) e 1h30 dedicada ao blog. Não gostei do tempo que passei no trabalho, isto é, realmente focada a trabalhar: uma média de 5 horas por dia. Também fiquei surpreendida com o tempo gasto em rotinas diárias, deslocações e a tratar da casa: 4 horas diárias. E não fiquei nada contente com os 90 minutos de exercício físico que fiz durante a semana…

Munida de um registo pormenorizado e honesto de como passaste as tuas 168 horas semanais, podes agora começar a alterar a forma como ocupas o tempo - e assim teres mais tempo para fazer aquilo que é realmente importante.