Reflexão sobre os sistemas de produtividade

Tenho que dizer que a culpada disto tudo é a Thais. A sério! O entusiasmo da Thais pelo Evernote e a integração do GTD com o  Evernote contagiou-me. Eu já usei o GTD com o Evernote. Aliás, eu já usei uma série de ferramentas para organizar as minhas tarefas, como a agenda em papel, o Toodledo (também culpa da Thais), o Google Tasks, e experimentei várias outras. 

No outro dia passei várias horas a pensar seriamente sobre este assunto da gestão do tempo e organização das tarefas e projectos. Pensei no GTD, no ZTD e noutros métodos, como o do Stephen Covey. Pensei na infinidade de ferramentas, digitais e analógicas, que podem ser usadas. E mais uma vez percebi que a escolha do método e da ferramenta depende muito do tipo de tarefas e projectos que temos em mão - e, em última análise, do nosso estilo de vida.

Em relação ao GTD, praticamente não há referências/testemunhos de académicos que usem o sistema. Aliás, este post até explica porque é que é difícil para um académico implementar o GTD. Quando tentei implementar o sistema, senti que era demasiado... demasiado complicado, demasiadas listas, demasiadas decisões para cada tarefa (onde, quando, prioridade...). 

Mas recentemente tentei novamente implementar o GTD no Evernote. Comecei a ler o livro do David Allen, reli todos os posts da Thais sobre o GTD, adorei os seus fluxogramas (aliás, a Thais é a minha ciber guru da produtividade), vi videos que ela indica e tentei mesmo seguir esses passos. Mas, mais uma vez, achei demasiado para mim... Desde que comecei a dizer não e a focar-me no essencial, não tenho assim tantas coisas para fazer ao mesmo tempo para precisar de organizar-me dessa maneira.

Sendo pós-doc, tenho muita liberdade e controlo sobre o meu trabalho, ou seja, não costuma cair trabalho de pára-quedas na minha secretária. O trabalho não é fácil, é muito exigente, mas eu geralmente escolho o que quero e não quero fazer. Eu sou dona e senhora dos meus dias, do meu tempo e das minhas tarefas (é talvez a maior vantagem do meu trabalho). A obrigação mais importante é produzir ciência!

Assim, quando há 2 anos li o The Power of Less do Leo Babauta, o que ele escreve sobre trabalharmos em apenas 3 projectos ao mesmo tempo ou, idealmente, num só, fez todo o sentido para mim. Os meus projectos exigem geralmente muita energia e concentração e são compostos de tarefas igualmente exigentes (não costumo ter tarefas que durem menos de 2 minutos...).

Depois de uma primeira experiência com o GTD, li o Zen to Done do Leo. Já falei do sistema aqui e, basicamente, o ZTD é uma adaptação do GTD à realidade do Leo, à sua vida simples e minimalista. O ZTD, para mim, fez todo o sentido, visto que eu quero viver essa vida simples e o meu trabalho permite-me não ter mil e uma coisas para fazer ao mesmo tempo.

A Thais fez recentemente uma comparação do GTD e ZTD e, apesar de não concordar com tudo o que ela escreve, concordo que o ZTD não é um método novo, mas sim uma combinação e adaptação do GTD e de outros sistemas (os conceitos de Big Rocks e MITs que são fundamentais no ZTD vêm do Stephen Covey e não do David Allen) à vida do Leo.

Mas o que o Leo fez com o ZTD é precisamente o que cada um de nós deve fazer - adaptar os sistemas à nossa vida. Tendo trabalhos muito diferentes, as necessidades de organização de tarefas da Thais não são as mesmas que as minhas, que por sua vez são diferentes das de uma secretária, que são diferentes das de uma empregada de limpeza, que são diferentes das de um médico. Há cerca de 10 anos trabalhei durante alguns meses no aeroporto (a fazer check-in, embarques e desembarques) e não precisava sequer de planear as tarefas, nem fazer uma revisão semanal, nem estabelecer as tarefas mais importantes para o dia. Nem sequer usava agenda no trabalho; tinha apenas uma pequena agenda para marcar compromissos, como consultas e coisas do género.

Assim, acredito que não há um sistema de produtividade que funcione a 100% para todas as pessoas e todos os sistemas têm as suas vantagens e desvantagens. O segredo é perceber o que é que funciona e não funciona para nós, e adaptarmos os sistemas à nossa própria realidade.

Em relação à minha aventura a tentar implementar o GTD no Evernote e a busca pela ferramenta perfeita... fica para um próximo post!