21/10/2013

Reflexão sobre os sistemas de produtividade

Tenho que dizer que a culpada disto tudo é a Thais. A sério! O entusiasmo da Thais pelo Evernote e a integração do GTD com o  Evernote contagiou-me. Eu já usei o GTD com o Evernote. Aliás, eu já usei uma série de ferramentas para organizar as minhas tarefas, como a agenda em papel, o Toodledo (também culpa da Thais), o Google Tasks, e experimentei várias outras. 

No outro dia passei várias horas a pensar seriamente sobre este assunto da gestão do tempo e organização das tarefas e projectos. Pensei no GTD, no ZTD e noutros métodos, como o do Stephen Covey. Pensei na infinidade de ferramentas, digitais e analógicas, que podem ser usadas. E mais uma vez percebi que a escolha do método e da ferramenta depende muito do tipo de tarefas e projectos que temos em mão - e, em última análise, do nosso estilo de vida.

Em relação ao GTD, praticamente não há referências/testemunhos de académicos que usem o sistema. Aliás, este post até explica porque é que é difícil para um académico implementar o GTD. Quando tentei implementar o sistema, senti que era demasiado... demasiado complicado, demasiadas listas, demasiadas decisões para cada tarefa (onde, quando, prioridade...). 

Mas recentemente tentei novamente implementar o GTD no Evernote. Comecei a ler o livro do David Allen, reli todos os posts da Thais sobre o GTD, adorei os seus fluxogramas (aliás, a Thais é a minha ciber guru da produtividade), vi videos que ela indica e tentei mesmo seguir esses passos. Mas, mais uma vez, achei demasiado para mim... Desde que comecei a dizer não e a focar-me no essencial, não tenho assim tantas coisas para fazer ao mesmo tempo para precisar de organizar-me dessa maneira.

Sendo pós-doc, tenho muita liberdade e controlo sobre o meu trabalho, ou seja, não costuma cair trabalho de pára-quedas na minha secretária. O trabalho não é fácil, é muito exigente, mas eu geralmente escolho o que quero e não quero fazer. Eu sou dona e senhora dos meus dias, do meu tempo e das minhas tarefas (é talvez a maior vantagem do meu trabalho). A obrigação mais importante é produzir ciência!

Assim, quando há 2 anos li o The Power of Less do Leo Babauta, o que ele escreve sobre trabalharmos em apenas 3 projectos ao mesmo tempo ou, idealmente, num só, fez todo o sentido para mim. Os meus projectos exigem geralmente muita energia e concentração e são compostos de tarefas igualmente exigentes (não costumo ter tarefas que durem menos de 2 minutos...).

Depois de uma primeira experiência com o GTD, li o Zen to Done do Leo. Já falei do sistema aqui e, basicamente, o ZTD é uma adaptação do GTD à realidade do Leo, à sua vida simples e minimalista. O ZTD, para mim, fez todo o sentido, visto que eu quero viver essa vida simples e o meu trabalho permite-me não ter mil e uma coisas para fazer ao mesmo tempo.

A Thais fez recentemente uma comparação do GTD e ZTD e, apesar de não concordar com tudo o que ela escreve, concordo que o ZTD não é um método novo, mas sim uma combinação e adaptação do GTD e de outros sistemas (os conceitos de Big Rocks e MITs que são fundamentais no ZTD vêm do Stephen Covey e não do David Allen) à vida do Leo.

Mas o que o Leo fez com o ZTD é precisamente o que cada um de nós deve fazer - adaptar os sistemas à nossa vida. Tendo trabalhos muito diferentes, as necessidades de organização de tarefas da Thais não são as mesmas que as minhas, que por sua vez são diferentes das de uma secretária, que são diferentes das de uma empregada de limpeza, que são diferentes das de um médico. Há cerca de 10 anos trabalhei durante alguns meses no aeroporto (a fazer check-in, embarques e desembarques) e não precisava sequer de planear as tarefas, nem fazer uma revisão semanal, nem estabelecer as tarefas mais importantes para o dia. Nem sequer usava agenda no trabalho; tinha apenas uma pequena agenda para marcar compromissos, como consultas e coisas do género.

Assim, acredito que não há um sistema de produtividade que funcione a 100% para todas as pessoas e todos os sistemas têm as suas vantagens e desvantagens. O segredo é perceber o que é que funciona e não funciona para nós, e adaptarmos os sistemas à nossa própria realidade.

Em relação à minha aventura a tentar implementar o GTD no Evernote e a busca pela ferramenta perfeita... fica para um próximo post!

8 comentários:

  1. É exatamente isso que tento fazer, ver o que é interessante e ver qual a melhor forma de aplicar aquilo na minha vida. Como você disse as pessoas e sua rotinas são diferentes, cabe a cada um identificar se precisa de uma determinada ferramenta ou não.
    Beijos querida.
    http://blyza.blogpot.com.br

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  2. Pontos de vista interessantes, Rita. Isso me fez enxergar que deve ter um esquema de organização que se encaixe na minha rotina que nã é de trabalho mas de mãe, esposa, dona de casa e estudante de medicina. De repente enxerguei que posso não viver na loucura de ter matérias atrasadas...
    Em tempo, o que são as pesquisas que você faz? Sei que é na area marinha mas o que especificamente?
    Abraços desde o Brasil.

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  3. Todos os métodos de produtividade que eu já testei, incluindo o GTD e ZTD, me pareceram muito sufocantes e tiveram o efeito de me deixarainda mais preocupada com fazer tudo, acordando o meu perfeccionismo. A impressão que tenho é que para dominar os métodos em si e organizar ou listar as tarefas gasta-se sempre tempo demais. Talvez por esse motivo o método Pomodoro tenha sido aquele que mais me ajudou, embora também ele tenda a me fazer zentir sobrecarregada em dias em que estou cansada. De modo geral, o Pomodoro é o que mais uso porque me parece ser mais espontâneo e ele não foca em listar e organizar as tarefas, mas sim em executá-las. Bjos

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  4. Rita,
    Concordo com sua fala. Tentei implementar o GTD, mas preferi simplificar e aproximar do ZTD após o seu post que explicar como funciona.
    Li o livro, estou trabalhando na inserção e manutenção dos hábitos.
    Confesso que, adaptei ao meu jeito. Também trabalho com Ciência, e preciso de algo simples e funcional para gerenciar meu tempo e produtividade.
    Seu blog é grande fonte de inspiração para mim.
    Obrigada!

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  5. Boa. Concordo plenamente.

    E obrigada pelas menções. =)

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  6. amei este post! eu leio tanto a respeito destes métodos de organização que às vezes penso que não sou deste planeta...tenho muitas coisas pra fazer no trabalho, sou analista de comunicação, mas não chega ao ponto de utilizar tudo isso. para mim basta uma agenda eletrônica, um caderno de anotações como caixa de entrada das tarefas e outro para planejamento.

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  7. Eu utilizava o GTD no evernote, assim como eu vi no blog da Thais, fazia como ela disse também assistir os videos, fiquei assim por 2 semanas depois mudei e comecei o ZTD e nossa como tudo mudou, pois só de imaginar que teria que ver o GTD já me deixava com preguiça. parecia que estava desorganizado por mais que eu arrumasse. Entendi que teria eu mesma de procurar um metodo para mim e para meu estilo de vida. Um grande beijo

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  8. Oi Rita! Descobri seu blog no da Thais (vidaorganizada) e ja li varias coisas aqui do seu (a mudança no quarto foi um dos meus prediletos). Mas hj a Thais linkou esse post e fez todo sentido pra mim hora q vc disse ser pos-doutoranda! Eu tb estou nessa fase, entrando no meu terceiro pos-doc e mtas coisas tem surgido, oq me obriga a me orgaizar melhor. Gostei de saber q vc usa o GTD e o evernote, mas não consigo visualizar isso na vida academica. Alem disso, sou mãe de uma menina de 7 anos. Seria muito bom se vc falasse mais sobre isso aqui, bjoos, até mais

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Obrigada pelo comentário!

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